I.
Pendahuluan
Pada
setiap lembaga/institusi/organisasi sering dijumpai sidang dalam musyawarah
untuk pengambilan keputusan terhadap suatu permasalahan yang menjadi topik
pembahasan. Semua orang pasti pernah melihat atau mengikuti persidangan,
misalnya Sidang Umum MPR RI, sidang paripurna DPR, Kongres, Konferensi,
Musyawarah Besar, dan lain-lain.
Dapat
dibayangkan bagaimana pimpinan sidang maupun peserta sidang bersama-sama
membahas suatu permasalahan dengan argumentasi atau perdebatan guna
menghasilkan kesepakatan bersama yang secara bertanggungjawab dilaksanakan oleh
seluruh anggota lembaga/institusi/organisasi tersebut. Dapat pula dibayangkan
apabila seluruh atau sebagian peserta sidang yang tidak memahami persidangan
sehingga menimbulkan konflik atau kerusuhan dalam persidangan. Sehingga tujuan
dari musyawarah yang seharusnya menyelesaikan suatu masalah malah menimbulkan
permasalahan yang baru.
Dari
uraian singkat diatas, dapat dipahami bahwa betapa pentingnya pengetahuan akan
tehnik persidangan bagi setiap lembaga/institusi/organisasi.
II.
Definisi
Untuk
mendefinisikan tata cara persidangan, perlu dipahami pengertian dari kata tata
cara dan persidangan, yaitu :
A.
Tata cara,
merupakan suatu pola, tehnik atau metode.
B.
Sidang,
merupakan pertemuan formal yang dilakukan dua orang atau lebih untuk mengambil
suatu keputusan dengan cara musyawarah. Ada juga yang mendefinisikan bahwa
persidangan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu
dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah
Ketetapan; Sidang adalah forum formal bagi pengambilan
keputusan yang akan menjadi kebijakan dalam sebuah organisasi (berstruktur dan
mempunyai susunan hierarkis) dengan diawali oleh konflik.
Dari pengertian diatas, dapat ditarik kesimpulan
bahwa tehnik persidangan adalah suatu metode atau pola pengambilan keputusan
dalam pertemuan formal yang dilakukan oleh dua orang atau lebih melalui
musyawarah.
Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada
seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan
tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju
ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.
III.
Unsur-unsur persidangan
Unsur-unsur
persidangan, yaitu :
A. Tempat atau ruang sidang
B. Waktu
C. Masalah/agenda/acara sidang
D. Pimpinan Sidang dan
sekretaris/notulen.
E. Peserta sidang
F. Perlengkapan sidang
G. Tata tertib sidang
IV.
Jenis dan Bentuk Sidang
A. Jenis-jenis Sidang
Jenis persidangan
yang sering dilakukan, yaitu :
1. Sidang Paripurna
a. Sidang Paripurna diikuti oleh
seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b. Sidang Paripurna dipimpin oleh
Presidium Sidang/Majelis Ketua
c.
Sidang
Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan
Permusyawaratan
2. Sidang Pleno
a. Sidang Pleno diikuti oleh
seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b. Sidang Pleno dipimpin oleh
Presidium Sidang/Majelis Ketua
c.
Sidang
Pleno dipandu oleh Steering Committee
d. Sidang Pleno membahas dan
memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan
3. Sidang Komisi
a.
Sidang
Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b.
Anggota
masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang
Pleno
c.
Sidang
Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
d.
Pimpinan
Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
e.
Sidang
Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan
4. Sidang Panitia Kerja
a. Sidang Panitia Kerja diikuti
oleh anggota masing-masing Panitia kerja
b. Anggota masing-masing panitia
Kerja adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno
c.
Sidang
Panitia Kerja dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang
Panitia Kerja
d. Pimpinan Sidang Panitia Kerja
dipilih dari dan oleh anggota Panitia Kerja dalam panitia Kerja tersebut
e. Sidang Panitia Kerja membahas
materi-materi yang menjadi tugas dari Panitia Kerja yang bersangkutan
5. Sidang panitia Khusus
Panitia khusus
dalam persidangan dapat dibentuk apabila diperlukan
B. Bentuk-bentuk Sidang
Bentuk persidangan
yang sering digunakan yaitu :
1. Bentuk lingkaran
2. Bentuk U
3. Bentuk segi empat
4. Bentuk bangku sekolah
5. Bentuk sejajar
6. dan lain-lain.
V.
Quorum dan pengambilan
keputusan
Quorum
adalah batas minimal peserta sidang yang harus hadir untuk mengesahkan suatu
keputusan dalam persidangan.
A. Persidangan dinyatakan
sah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari Jumlah anggota
B. Setiap keputusan didasarkan
atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara
terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan
C. Bila dalam pengambilan
keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan
suara ulang.
VI.
Penggunaan palu Sidang
Palu
sidang berfungsi untuk mempertegas atau mengesahkan hasil keputusan sidang.
Dalam sidang/rapat, penggunaan palu sangat penting sekali, pimpinan
sidang/rapat harus memahami tata cara penggunaan palu sidang. Karena, kesalahan
penggunaan atau pengetukan palu sidang akan mengacaukan situasi sidang.
Jenis-jenis
penggunaan palu sidang :
A. Satu (1) kali ketukan,
digunakan pada :
1. Menerima dan menyerahkan
pimpinan sidang
2. Mengesahkan
kesepakatan/keputusan sela
3. Mengesahkan
kesepakatan/keputusan sidang secara poin per poin atau pasal per pasal.
4. Memberikan perhatian kepada
peserta sidang untuk tidak membuat gaduh.
5. Menskorsing dan mencabut
skorsing yang lamanya 1 x 15 menit.
6. Mencabut kembali keputusan yang
dianggap keliru.
B. Dua (2) kali ketukan, digunakan
pada :
Menskorsing dan
mencabut skorsing yang waktunya lama, mis: 2 x 15 menit, 2 x 30 menit,
istirahat, makan, d.l.l (catatan : dalam
praktek umumnya hal ini tidak ada, digantikan dengan ketukan 1 kali)
C. Tiga (3) kali ketukan,
digunakan pada :
1. Pembukaan atau penutupan sidang
secara resmi
2. Pengesahan keputusan
final/pembacaan konsideran
D. Berkali-kali, digunakan untuk
peringatan atau meminta perhatian peserta sidang/rapat
Beberapa
contoh kalimat yang digunakan oleh Pimpinan Sidang/Majelis Ketua dalam
persidangan:
-
Membuka
sidang :
“Dengan
mengucapkan Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, maka sidang ………………….
Saya nyatakan dibuka dengan resmi dan terbuka/tertutup untuk umum” tok…tok…tok
-
Menutup
Sidang:
“Dengan
mengucapkan Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, maka sidang ………………….
Saya nyatakan ditutup dengan resmi ” tok…tok…tok
-
Mengalihkan
pimpinan sidang:
“Dengan
mengucapkan Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, maka palu sidang saya
serahkan kepada pimpinan sidang/majelis ketua berikutnya ” tok…
-
Mengambil
alih pimpinan sidang:
“Dengan
mengucapkan Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, palu sidang saya terima
dan sidang dilanjutkan ” tok…
-
Mengskorsing
sidang:
“Dengan
memperhatikan saran dan pendapat peserta sidang, maka sidang saya skorsing
selama 1 x 15 menit dari pukul 12.00 dan berakhir pada pukul 12.15” tok..
-
Mencabut
skorsing sidang:
“Dengan
memperhatikan kehadiran peserta sidang dan waktu skorsing, maka skors saya
cabut dan sidang dilanjutkan” tok..
“Sidang
saya skorsing dengan batas waktu yang tidak ditentukan (dead lock)” tok..tok..
-
Memberi
peringatan kepada peserta sidang:
tok..tok…tok….tok…tok…tok….
“Peserta sidang diharapkan tenang!”
VII.
Istilah dalam persidangan
A. Skorsing, yaitu penundaan acara
sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu pada waktu sidang
berlangsung.
B. Lobby, yaitu penentuan jalan tengah
atas konflik dengan skorsing waktu untuk menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang
berseberangan secara informal.
C. Notulis adalah Orang yang mencatat
setiap persitiwa selama proses persidangan berlangsung.
D. Kualifikasi adalah kesempatan untuk
saling berargumentasi antar peserta sidang terhadap suatu persoalan.
E. Interpretasi adalah Penjelasan terhadap
permasalahan agar mendapatkan informasi yang lebih tepat dan tema yang
berkembang menjadi dimengerti.
F. Debat adalah suatu bentuk tukar
pikiran dengan tanpa aturan tertentu yang masing-masing peserta tidak mau
menerima pendapat orang lain.
G. Kontradiksi ialah perbedaan pendapat yang
menajam sehingga terkadang diskusi harus diskors (diberhentikan sementara
waktu).
H. Aklamasi adalah kesepakatan dalam suatu
sidang/rapat dengan suara bulat persetujuan yang tidak lagi memerlukan
pemungutan suara.
I.
Mosi ialah usul untuk merubah
sesuatu atau meniadakan sama sekali suatu keputusan sidang mengenai suatu
masalah setelah diperdebatkan dan disahkan.
J.
Amandemen ialah perubahan yang diajukan
terhadap suatu usul.
K. Musyawarah mufakat, yaitu
pengambilan keputusan berdasarkan kesepakatan bersama secara aklamasi.
L. Voting, yaitu pengambilan keputusan
berdasarkan suara terbanyak. Bisa dilakukan secara terbuka atau tertutup.
M. Formatur, yaitu peserta sidang
yang dipilih untuk membantu tugas ketua terpilih dalam menyusun kepengurusan
N. Dead
Lock, yaitu
suasana musyawarah yang macet akibat masing-masing pihak berpegang kukuh pada
argumentasinya, tidak ada yang mengalah, maka sidang dihentikan.
O. Walk
Out, yaitu
peserta sidang meninggalkan acara sidang sebagai protes atau ketidaksetujuan
atas jalannya persidangan.
P. One
Man One Vote,
yakni setiap peserta memiliki hak satu suara dalam pengambilan keputusan secara
voting
Q. One
Delegation One Vote,
yaitu setiap delegasi/tim memiliki hak satu suara dalam pengambilan keputusan
secara voting.
R. Interupsi,
yaitu
memotong/menyela pembicaraan pimpinan sidang atau peserta lain, ditempuh dengan
menggunakan kata "interupsi"
yang pada hakekatnya meminta kesepakatan untuk berbicara.
Interupsi terdiri
atas 4 (empat) macam, yaitu:
1. Interupsi
Point of Order
/ Usulan: dikatakan jika pembicaraan akan diajukan berkaitan langsung dengan
pokok pembicaraan / meminta kesempatan untuk berbicara, dipergunakan untuk
mengajukan usulan.
2. Interupsi
Point of Clarification / Klarifikasi: dikatakan
untuk meluruskan permasalahan atau memperjelas suatu usulan atau pendapat
sebelumnya
3. Interupsi
Point of Information /
Informasi : Memberi/meminta penjelasan atas apa yang telah disampaikan.
4. Interupsi
point of personal privilege / Personality : dikatakan untuk membela diri atau tidak setuju
atas pembicaraan yang sedang berlangsung memojokkan atau menyinggung persoalan
individu/pribadi atau orang tertentu.
Selain itu juga,
ada beberapa tambahan-tambahan yang biasa digunakan, yaitu :
-
Point of Clearens, dikatakan dan terjadi jika
seorang peserta dikatakan Personality (PP) oleh peserta sidang yang lain, maka
hali ini yang dipakai sebagai interupsi demi meluruskan/menyangga hal yang
terjadi atau dimaksud.
-
Point of Solution / Usulan Kongkrit, merupakan
interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan/menawarkan
usulan atau solusi yang dianggap jitu untuk suatu masalah.
-
Point of Justification, merupakan interupsi yang
digunakan untuk menguatkan pendapat sebelumnya
-
Peninjauan
Kembali, merupakan usulan untuk peninjauan kembali terhadap draft yang sudah
disepakati sebelum disahkan.
-
Masuk,
hal ini menandakan untuk minta bicara
-
Kata
“interupsi” digunakan untuk memotong pembicaraan
Hal-hal yang perlu
juga diperhatikan :
-
Tidak
ada kata “interupsi diatas interupsi”
-
Tidak
ada interupsi disaat sedang sunyi
-
Pimpinan
sidang harus menguasai sirkulasi penyampaian pendapat
VIII. Penutup
Kepiawaian
dalam memimpin sidang maupun kemampuan dalam berdiskusi tidak dapat hanya
dengan membaca dan memahami materi ini, tetapi dibutuhkan pengalaman, oleh
karena itu sangat perlu bagi seseorang mengasah dirinya dan berpartisipasi
aktif dalam setiap pertemuan formal maupun informal di setiap organisasi.
Semoga
materi ini bermanfaat bagi rekan-rekan dalam menjalani kehidupan organisasi
dimana saja. Tinggilah Imanmu, Tinggilah Ilmumu, Tinggilah Pengabdianmu, Agar
semua menjadi satu. Amin.
*Imanuel Monggesang, SE