Tata Cara Persidangan

TATA CARA PERSIDANGAN

I.         Pendahuluan

Pada setiap lembaga/institusi/organisasi sering dijumpai sidang dalam musyawarah untuk pengambilan keputusan terhadap suatu permasalahan yang menjadi topik pembahasan. Semua orang pasti pernah melihat atau mengikuti persidangan, misalnya Sidang Umum MPR RI, sidang paripurna DPR, Kongres, Konferensi, Musyawarah Besar, dan lain-lain.

Dapat dibayangkan bagaimana pimpinan sidang maupun peserta sidang bersama-sama membahas suatu permasalahan dengan argumentasi atau perdebatan guna menghasilkan kesepakatan bersama yang secara bertanggungjawab dilaksanakan oleh seluruh anggota lembaga/institusi/organisasi tersebut. Dapat pula dibayangkan apabila seluruh atau sebagian peserta sidang yang tidak memahami persidangan sehingga menimbulkan konflik atau kerusuhan dalam persidangan. Sehingga tujuan dari musyawarah yang seharusnya menyelesaikan suatu masalah malah menimbulkan permasalahan yang baru.

Dari uraian singkat diatas, dapat dipahami bahwa betapa pentingnya pengetahuan akan tehnik persidangan bagi setiap lembaga/institusi/organisasi.

II.        Definisi

Untuk mendefinisikan tata cara persidangan, perlu dipahami pengertian dari kata tata cara dan persidangan, yaitu :

A.      Tata cara, merupakan suatu pola, tehnik atau metode.

B.      Sidang, merupakan pertemuan formal yang dilakukan dua orang atau lebih untuk mengambil suatu keputusan dengan cara musyawarah. Ada juga yang mendefinisikan bahwa persidangan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan; Sidang adalah forum formal bagi pengambilan keputusan yang akan menjadi kebijakan dalam sebuah organisasi (berstruktur dan mempunyai susunan hierarkis) dengan diawali oleh konflik.

Dari pengertian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa tehnik persidangan adalah suatu metode atau pola pengambilan keputusan dalam pertemuan formal yang dilakukan oleh dua orang atau lebih melalui musyawarah.

Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.

III.      Unsur-unsur persidangan

Unsur-unsur persidangan, yaitu : 

A.       Tempat atau ruang sidang

B.       Waktu

C.      Masalah/agenda/acara sidang

D.      Pimpinan Sidang dan sekretaris/notulen.

E.       Peserta sidang

F.       Perlengkapan sidang

G.      Tata tertib sidang

IV.     Jenis dan Bentuk Sidang

A.       Jenis-jenis Sidang

Jenis persidangan yang sering dilakukan, yaitu :

1.       Sidang Paripurna

a.       Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan

b.       Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang/Majelis Ketua

c.        Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan

2.       Sidang Pleno

a.       Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan

b.       Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang/Majelis Ketua

c.        Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committee

d.       Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan

3.       Sidang Komisi

a.       Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi

b.       Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno

c.        Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi

d.       Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut

e.       Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

4.       Sidang Panitia Kerja

a.       Sidang Panitia Kerja diikuti oleh anggota masing-masing Panitia kerja

b.       Anggota masing-masing panitia Kerja adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno

c.        Sidang Panitia Kerja dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Panitia Kerja

d.       Pimpinan Sidang Panitia Kerja dipilih dari dan oleh anggota Panitia Kerja dalam panitia Kerja tersebut

e.       Sidang Panitia Kerja membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Panitia Kerja yang bersangkutan

5.       Sidang panitia Khusus

Panitia khusus dalam persidangan dapat dibentuk apabila diperlukan

B.       Bentuk-bentuk Sidang

Bentuk persidangan yang sering digunakan yaitu :

1.       Bentuk lingkaran

2.       Bentuk U

3.       Bentuk segi empat

4.       Bentuk bangku sekolah

5.       Bentuk sejajar

6.       dan lain-lain.

V.       Quorum dan pengambilan keputusan

Quorum adalah batas minimal peserta sidang yang harus hadir untuk mengesahkan suatu keputusan dalam persidangan.

A.       Persidangan dinyatakan sah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari Jumlah anggota

B.       Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan

C.      Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang.

VI.     Penggunaan palu Sidang

Palu sidang berfungsi untuk mempertegas atau mengesahkan hasil keputusan sidang. Dalam sidang/rapat, penggunaan palu sangat penting sekali, pimpinan sidang/rapat harus memahami tata cara penggunaan palu sidang. Karena, kesalahan penggunaan atau pengetukan palu sidang akan mengacaukan situasi sidang.

Jenis-jenis penggunaan palu sidang :

A.       Satu (1) kali ketukan, digunakan pada :

1.       Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang

2.       Mengesahkan kesepakatan/keputusan sela

3.       Mengesahkan kesepakatan/keputusan sidang secara poin per poin atau pasal per pasal.

4.       Memberikan perhatian kepada peserta sidang untuk tidak membuat gaduh.

5.       Menskorsing dan mencabut skorsing yang lamanya 1 x 15 menit.

6.       Mencabut kembali keputusan yang dianggap keliru.

B.       Dua (2) kali ketukan, digunakan pada :

Menskorsing dan mencabut skorsing yang waktunya lama, mis: 2 x 15 menit, 2 x 30 menit, istirahat, makan, d.l.l (catatan : dalam praktek umumnya hal ini tidak ada, digantikan dengan ketukan 1 kali)

C.      Tiga (3) kali ketukan, digunakan pada :

1.       Pembukaan atau penutupan sidang secara resmi

2.       Pengesahan keputusan final/pembacaan konsideran

D.      Berkali-kali, digunakan untuk peringatan atau meminta perhatian peserta sidang/rapat

Beberapa contoh kalimat yang digunakan oleh Pimpinan Sidang/Majelis Ketua dalam persidangan:

-  Membuka sidang :

“Dengan mengucapkan Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, maka sidang …………………. Saya nyatakan dibuka dengan resmi dan terbuka/tertutup untuk umum” tok…tok…tok

-  Menutup Sidang:

“Dengan mengucapkan Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, maka sidang …………………. Saya nyatakan ditutup dengan resmi ” tok…tok…tok

-  Mengalihkan pimpinan sidang:

“Dengan mengucapkan Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, maka palu sidang saya serahkan kepada pimpinan sidang/majelis ketua berikutnya ” tok…

-  Mengambil alih pimpinan sidang:

“Dengan mengucapkan Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, palu sidang saya terima dan sidang dilanjutkan ” tok…

-  Mengskorsing sidang:

“Dengan memperhatikan saran dan pendapat peserta sidang, maka sidang saya skorsing selama 1 x 15 menit dari pukul 12.00 dan berakhir pada pukul 12.15” tok..

-  Mencabut skorsing sidang:

“Dengan memperhatikan kehadiran peserta sidang dan waktu skorsing, maka skors saya cabut dan sidang dilanjutkan” tok..

“Sidang saya skorsing dengan batas waktu yang tidak ditentukan (dead lock)” tok..tok..

-  Memberi peringatan kepada peserta sidang:

tok..tok…tok….tok…tok…tok…. “Peserta sidang diharapkan tenang!”

VII.    Istilah dalam persidangan

A.       Skorsing, yaitu penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu pada waktu sidang berlangsung.

B.       Lobby, yaitu penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang berseberangan secara informal.

C.      Notulis adalah Orang yang mencatat setiap persitiwa selama proses persidangan berlangsung.

D.      Kualifikasi adalah kesempatan untuk saling berargumentasi antar peserta sidang terhadap suatu persoalan.

E.       Interpretasi adalah Penjelasan terhadap permasalahan agar mendapatkan informasi yang lebih tepat dan tema yang berkembang menjadi dimengerti.

F.       Debat adalah suatu bentuk tukar pikiran dengan tanpa aturan tertentu yang masing-masing peserta tidak mau menerima pendapat orang lain.

G.      Kontradiksi ialah perbedaan pendapat yang menajam sehingga terkadang diskusi harus diskors (diberhentikan sementara waktu).

H.      Aklamasi adalah kesepakatan dalam suatu sidang/rapat dengan suara bulat persetujuan yang tidak lagi memerlukan pemungutan suara.

I.         Mosi ialah usul untuk merubah sesuatu atau meniadakan sama sekali suatu keputusan sidang mengenai suatu masalah setelah diperdebatkan dan disahkan.

J.        Amandemen ialah perubahan yang diajukan terhadap suatu usul.

K.       Musyawarah mufakat, yaitu pengambilan keputusan berdasarkan kesepakatan bersama secara aklamasi.

L.       Voting, yaitu pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak. Bisa dilakukan secara terbuka atau tertutup.

M.      Formatur, yaitu peserta sidang yang dipilih untuk membantu tugas ketua terpilih dalam menyusun kepengurusan

N.      Dead Lock, yaitu suasana musyawarah yang macet akibat masing-masing pihak berpegang kukuh pada argumentasinya, tidak ada yang mengalah, maka sidang dihentikan.

O.      Walk Out, yaitu peserta sidang meninggalkan acara sidang sebagai protes atau ketidaksetujuan atas jalannya persidangan.

P.       One Man One Vote, yakni setiap peserta memiliki hak satu suara dalam pengambilan keputusan secara voting

Q.      One Delegation One Vote, yaitu setiap delegasi/tim memiliki hak satu suara dalam pengambilan keputusan secara voting.

R.      Interupsi, yaitu memotong/menyela pembicaraan pimpinan sidang atau peserta lain, ditempuh dengan menggunakan kata "interupsi" yang pada hakekatnya meminta kesepakatan untuk berbicara.

Interupsi terdiri atas 4 (empat) macam, yaitu:

1.       Interupsi Point of Order / Usulan: dikatakan jika pembicaraan akan diajukan berkaitan langsung dengan pokok pembicaraan / meminta kesempatan untuk berbicara, dipergunakan untuk mengajukan usulan.

2.       Interupsi Point of  Clarification / Klarifikasi: dikatakan untuk meluruskan permasalahan atau memperjelas suatu usulan atau pendapat sebelumnya

3.       Interupsi Point of Information / Informasi : Memberi/meminta penjelasan atas apa yang telah disampaikan.

4.       Interupsi point of personal privilege / Personality : dikatakan untuk membela diri atau tidak setuju atas pembicaraan yang sedang berlangsung memojokkan atau menyinggung persoalan individu/pribadi atau orang tertentu.

Selain itu juga, ada beberapa tambahan-tambahan yang biasa digunakan, yaitu :

-  Point of Clearens, dikatakan dan terjadi jika seorang peserta dikatakan Personality (PP) oleh peserta sidang yang lain, maka hali ini yang dipakai sebagai interupsi demi meluruskan/menyangga hal yang terjadi atau dimaksud.

-  Point of Solution / Usulan Kongkrit, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan/menawarkan usulan atau solusi yang dianggap jitu untuk suatu masalah.

-  Point of Justification, merupakan interupsi yang digunakan untuk menguatkan pendapat sebelumnya

-  Peninjauan Kembali, merupakan usulan untuk peninjauan kembali terhadap draft yang sudah disepakati sebelum disahkan.

-  Masuk, hal ini menandakan untuk minta bicara

-  Kata “interupsi” digunakan untuk memotong pembicaraan

Hal-hal yang perlu juga diperhatikan :

-  Tidak ada kata “interupsi diatas interupsi”

-  Tidak ada interupsi disaat sedang sunyi

-  Pimpinan sidang harus menguasai sirkulasi penyampaian pendapat

VIII.  Penutup

Kepiawaian dalam memimpin sidang maupun kemampuan dalam berdiskusi tidak dapat hanya dengan membaca dan memahami materi ini, tetapi dibutuhkan pengalaman, oleh karena itu sangat perlu bagi seseorang mengasah dirinya dan berpartisipasi aktif dalam setiap pertemuan formal maupun informal di setiap organisasi.

Semoga materi ini bermanfaat bagi rekan-rekan dalam menjalani kehidupan organisasi dimana saja. Tinggilah Imanmu, Tinggilah Ilmumu, Tinggilah Pengabdianmu, Agar semua menjadi satu. Amin.

*Imanuel Monggesang, SE